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Service-Pack für das AnNoText-Update vom 25.03.2019

Sehr geehrte AnNoText-Anwenderin, sehr geehrter AnNoText-Anwender,

für die kürzlich veröffentlichte AnNoText-Version Build 018.104.3212 steht ein Service-Pack im Verlauf des 05. Aprils zum Download zur Verfügung. Dieses Service-Pack verbessert die Stabilität und liefert für vereinzelnd aufgetretene Fragestellungen entsprechende Lösungen.

Unter anderem wird das nachfolgende Problem gelöst: Soll mittels AnNoText ein Dokument signiert werden, so konnte es beim Auslesen der von einer Signaturkarte zur Verfügung gestellten Zertifikate zu einem Absturz kommen, sofern zuvor im Hintergrund von AnNoText automatisch beA-Nachrichten heruntergeladen und hierdurch Prüfungen von Zertifikaten zur Erstellung des jeweiligen Prüfprotokolls durchgeführt wurden.






Ursprüngliche Informationen zum Update vom 25.03.2019

wir freuen uns Ihnen eine optimierte Version Ihrer AnNoText-Software zur Verfügung zu stellen. Das Update können Sie wie gewohnt über den Online-Updater installieren. Unsere Updates sind kumulativ, so dass Sie keine vergangenen Updates vorab einspielen müssen. Eine Dokumentation der Neuerungen sowie zusätzliche Informationen finden Sie im Folgenden.


AnNoText Build-Nr.
Dieses Update führt die interne Kennung 018.104.3212
 
Hinweise zum beA
bea
Wie die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) in ihrem Newsletter vom 28.02.2019 mitteilt, wird zum 1. April 2019 das automatische Löschen von Nachrichten aus den beA-Postfächern aktiviert. Dies bedeutet, dass ab dem 1. April Nachrichten, die älter als 90 Tage sind, automatisch in den beA-Papierkorb verschoben werden. Eine endgültige Löschung erfolgt 30 Tage später. Postfachinhaber, deren Nachrichten zur endgültigen Löschung anstehen, werden von der BRAK zuvor per E-Mail informiert (sofern diese in den beA-Kontoeinstellungen hinterlegt wurde). Endgültig gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren.

Differenzen zwischen Übergabe und Zustellung
In enger Zusammenarbeit mit den handelnden Personen der BRAK haben wir nochmals die Auswirkungen des nun kurz vor Aktivierung stehenden Löschverfahrens auf seine Auswirkungen für den Anwender hin überprüft. Hierbei haben wir dem § 130a Abs. 5 Satz 1 und Satz 2 ZPO eine besondere Beachtung zukommen lassen.

§ 130a Abs. 5 Satz 1 bestimmt, dass ein elektronisches Dokument eingegangen ist, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichtes gespeichert ist. Nach § 130 Abs. 5 Satz 2 ist dem Absender eine automatische Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen. Daraus ergibt sich unmittelbar, welchen Nachweis der Rechtsanwalt im Prozess gegebenenfalls beibringen muss und dass ihm zum Zwecke der Nachweisführung die automatische Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen ist.

Mit Verfügbarkeit der beA-Schnittstelle in AnNoText wurden die über die beA-KSW-Schnittstelle versendeten wie auch empfangenen Nachrichten in der AnNoText-Software protokolliert. Dies bedeutet, dass Sende- und Empfangsprotokolle wie auch ggf. existierende Signaturdateien zu einzelnen Dokumenten zur Akte entsprechend gespeichert werden.

Aufgrund der Tatsache, dass das beA und die dahinterliegende EGVP Struktur nicht synchron arbeiten, ist zum Zeitpunkt der technischen Nachrichtenübergabe an das beA die Information des Zugangsnachweises bei Gericht nicht in der KSW-Schnittstelle verfügbar.

Zusammengefasst: Eine an das beA erfolgreich übergebene Nachricht ist nicht gleichbedeutend mit einer erfolgreichen Zustellung der Nachricht bei Gericht. Hierbei handelt es sich nicht um einen Fehler, sondern dieses Verhalten ist durch die EGVP Struktur vorgegeben.

Verfahren in AnNoText
Nachdem die technische Übergabe der Nachricht an das beA über die KSW-Schnittstelle erfolgreich abgeschlossen ist (nicht erfolgreiche Übergaben werden direkt beim Versand signalisiert), speichert AnNoText die beA-Nachricht in der Aktenhistorie nebst dem Versandprotokoll. Dieses Versandprotokoll enthält zu diesem Zeitpunkt aber keine Information in Bezug auf die Zugangsbestätigung (Das Feld „Empfangen“ bzw. „Zugestellt (ab Version 01.02.2019)“ im Sendeprotokoll enthält keine Angabe). Spätestens 15 Minuten später prüft die AnNoText-Software (sofern mind. 1 Nutzer über AnNoText im beA angemeldet ist) erstmalig, ob die an das beA übergebene Nachricht auch erfolgreich bei Gericht zugestellt wurde. Dies macht die Software dann in 15 Minuten Abständen so lange, bis die enthaltenen Prüfprozesse die Information einer erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Zustellung ermittelt haben. Das Ergebnis wird dann in das bereits bestehende Sendeprotokoll in der Aktenhistorie zurückgeschrieben.

Im Zuge unserer tiefgründigen Analyse ist nun bekannt geworden, dass die etablierten Prüfverfahren dann nicht eindeutig sind, wenn die beA-Webanwendung und die Kanzleisoftware durch den Anwender gleichzeitig oder wechselseitig verwendet werden. Hier kann es dann vorkommen, dass die Information der Zustellung nicht mehr verfügbar ist und im Resultat die in der Aktenhistorie gespeicherte Information über die Zustellung falsch sein kann.

AnNoText bietet kurzfristige Verbesserung, BRAK korrigiert Schnittstelle
Nach Bekanntwerden hat die BRAK eine entsprechende Korrektur der KSW-Schnittstelle angekündigt, die voraussichtlich mit einem beA-Release Mitte des Jahres umgesetzt wird. In Zusammenarbeit mit der BRAK konnte aber zusätzlich ein Verfahren entwickelt werden, das eine deutliche Verbesserung zur Zustellungserkennung auch in diesen und anderen Szenarien ermöglicht und im Sendeprotokoll der Aktenhistorie nun auch eindeutige Verfahrenshinweise für den Anwender erlaubt. Diese neuen Prüfverfahren sind alle Bestandteil der nun vorliegenden AnNoText Version. Daher sollten Sie die von Ihnen eingesetzte AnNoText Version sofort aktualisieren!

Neben der Aktualisierung der AnNoText Software empfehlen wir dringend, in den Akten, in denen der Verfahrensachstand seit der letzten fristgebunden und über beA versendeten Nachricht nicht entsprechend fortgeschritten ist, diese Nachrichten über die beA-Weboberfläche manuell vor der dortigen Löschung zu exportieren und entsprechend zu speichern. Hierzu haben Sie bis zum 30.04.2019 aufgrund der 30 tägigen Löschfrist ab dem 01.04. die Gelegenheit, sofern die Nachricht nicht bereits in den Papierkorb verschoben wurde.

Die Arbeitsunterlage zum Update enthält eine überarbeitete beA-Verfahrensdokumentation. Wir empfehlen dringend, die darin enthaltenen Information allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
Aktualisierung der Elster-Komponenten
bea
Bei der Elster-Anwendung sind Änderungen aufgrund des bevorstehenden Brexits vorgenommen worden. Mit E-Mail vom 20.02.2019 hat uns das Bayerisches Landesamt für Steuern mitgeteilt, dass die Mindestversionserhöhung der ERiC-Komponenten aufgrund des bevorstehenden Brexits voraussichtlich am 29.03.2019 für die Plausibilisierung der zusammenfassenden Meldung (Plugin checkZMDO) auf die Version 29.3 erhöht wird.

Diese neuen ERiC-Komponenten werden wir Ihnen mit diesem Update zur Verfügung stellen.
KMPG zertifiziert AnNoText
DSGVO
Für die Version 018.104 erhielt AnNoText die Bescheinigung gemäß IDW PS 880 nach Auditierung durch die KPMG Wirtschafts­prüfungs­gesellschaft.

Diese bestätigt, dass AnNoText die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) erfüllt. Gegenstand der Prüfung waren rechnungsrelevante Aspekte wie Fakturierung, Umsatzsteuerermittlung und Kontenfunktion. Die Kriterien basieren dabei auf den Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V (IDW). Mit der Bescheinigung wird unseren Anwendern garantiert, dass sie für das Rechnungswesen in ihrer Kanzlei eine Software einsetzen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Den vollständigen Prüfungsbericht können Sie auf der Website der KPMG anfordern.
Änderungshistorie zu diesem Update
In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche:

  • Buchhaltung: Aktualisierte Elster-Version, die voraussichtlich zum 29.03. zu nutzen ist, ist Bestandteil des Updates
  • beA-Schnittstelle: Anpassung der beA-Schnittstelle um neue Prüfverfahren gesendeter Nachrichten.
  • Historie: PDF-Vorschau wurde optimiert
  • Leistungserfassung: Das Aktenzeichen lässt sich in der Schnellerfassung direkt eingeben.
  • Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung: ZVA Standard kann über beA versandt werden.
  • Rechnungswesen: Leistungserfassung in Nebenakten können zur Hauptakte überführt werden, GNotKG-Abrechnungen optimiert, veränderbare Zeiteinträge in Entwurfsrechnungen
  • Excel-Auswertungen: Anzahl der Auswahloptionen erhöht, Ansichten optimiert
  • Smarte AnwaltsAkte: Teilen der Akte mit einem anderen Mitarbeiter möglich
  • OnlineAkte: HTML-Format für Benachrichtigungs-E-Mails möglich
Die Dokumentation der wichtigsten Änderungen haben wir für Sie in dieser Änderungshistorie und der Arbeitsunterlage zusammengestellt. Die Arbeitsunterlage zum Update enthält eine überarbeitete beA-Verfahrensdokumentation. Wir empfehlen dringend, die darin enthaltenen Information allen Mitarbeitern zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Anleitung: Online-Update installieren
Bitte lesen Sie vor der Installation des Updates sorgfältig die ausführliche Dokumentation. Unserer Erfahrung nach werden damit die häufigsten Fragen beantwortet. Zudem erhalten Sie eine wertvolle Hilfestellung für die Installation selbst.

Schulungsanfrage

 
Wenn Sie weiteren Bedarf für Trainings sehen, können Sie gerne eine maßgeschneiderte, kostenpflichtige Inhouse-Schulung für Ihre individuellen Fragestellungen buchen. Bei einem persönlichen Training in Ihren Kanzleiräumen oder per Online-Seminar erhält Ihr gesamtes Kanzlei-Team ein Training, das sich ganz an Ihrem Bedarf orientiert. Sprechen Sie uns gerne darauf an.