AnNoText OnlineAkte

Einfach sicher in Echtzeit teilen

Gesicherte Kommunikationsplattform, über die Informationen und Daten mit Mandanten ausgetauscht werden können. Bieten Sie Ihren Mandanten einen exklusiven Service, ohne dass Ihnen zusätzlicher Arbeits- oder Zeitaufwand entsteht. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betrachtet das Versenden von Anhängen per E-Mail generell als unsicher, sofern die E-Mail nicht entsprechend verschlüsselt ist. Mit der AnNoText OnlineAkte können Sie Dateien über ein geschütztes Portal mit Ihren Mandanten sicher austauschen.

Gesicherte Kommunikationsplattform, über die Informationen und Daten mit Mandanten ausgetauscht werden können. Bieten Sie Ihren Mandanten einen exklusiven Service, ohne dass Ihnen zusätzlicher Arbeits- oder Zeitaufwand entsteht. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betrachtet das Versenden von Anhängen per E-Mail generell als unsicher, sofern die E-Mail nicht entsprechend verschlüsselt ist. Mit der AnNoText OnlineAkte können Sie Dateien über ein geschütztes Portal mit Ihren Mandanten sicher austauschen.

 

Risiken minimieren

Teilen Sie Ihre sensiblen Daten sicher über ein geschütztes Portal mit Ihren Mandanten. Die AnNoText OnlineAkte funktioniert dabei wie ein Spiegel und kopiert keine Daten auf die Server eines Dienstleisters.
 

Aufwand und Kosten sparen

Teilen Sie über die AnNoText OnlineAkte die Dokumente und Informationen, die ohnehin in AnNoText vorliegen. Es ist keine separate Anwendung notwendig, sodass Daten mehrfach bearbeitet oder in zusätzlichen Systemen gepflegt werden müssen. Zudem können Sie Ihre Portokosten für Briefpost erheblich reduzieren.
 

Fokussiert auf die wichtigen Dinge

Entlasten Sie Ihre Kanzlei von alltäglichen, zeitraubenden Routineanfragen, wie z.B. die bloße Weiterleitung des Gerichtsposteingangs an den Mandanten, und machen Sie relevante Informationen ohne Aufwand für Ihre Mandanten zugänglich. Stärken Sie zudem die Position Ihrer Kanzlei als kompetenter Partner Ihrer Mandanten.
 

Geschäftsorientiert

Die AnNoText OnlineAkte stellt Ihnen zudem ein Formular bereit, über das Mandanten selbstständig neue Mandate einstellen können – z.B. wenn sie während des Wochenendes in einen Verkehrsunfall verwickelt wurden. Diese Anfrage kann per Mausklick als Akte in der AnNoText-Software angelegt werden.
OnlineAkte Video
Mit der AnNoText OnlineAkte bieten wir Ihnen eine gesicherte Kommunikationsplattform, über die Informationen und Daten mit Mandanten oder Dritten ausgetauscht werden können − ohne dass Ihnen zusätzlicher Arbeits- oder Zeitaufwand entsteht oder Sie sich um das Thema E-Mail-Verschlüsselung kümmern müssen.
Einfach Informationen per Klick teilen
AnNoText OnlineAkte

Bieten Sie Ihren Mandanten einen exklusiven Service und entlasten Sie Ihre Kanzlei von alltäglichen, zeitraubenden Routineanfragen wie z.B. die bloße Weiterleitung des Gerichtsposteingangs an den Mandanten.

  • Teilen Sie Dokumente, Termine, Fristen, Aufgaben, Kontakte oder auch das Forderungskonto in Echtzeit mit Ihren Mandanten.
  • Aktivieren Sie freizugebende Dokumente vollkommen einfach direkt aus der zentralen AnNoText-Oberfläche heraus.
  • Senken Sie Ihre Portokosten für Briefpost erheblich.
  • Ihr Aufwand für die telefonische Beantwortung von Sachstandsanfragen etc. wird spürbar verringert.
  • Definieren Sie über das Berechtigungsmanagement, worauf Nutzer zugreifen dürfen und ob Dokumente nur in der Vorschau angesehen oder im Original und/oder als PDF konvertiert heruntergeladen werden können.
  • Keine separate Anwendung notwendig, für die zusätzliche Kosten anfallen und Daten mehrfach bearbeitet werden müssen.
  • Die OnlineAkte kann mit Kanzleilogo versehen und in Ihren Kanzleifarben gestaltet werden.
  • Vollkommen sicher: Die AnNoText OnlineAkte funktioniert dabei wie ein Spiegel und kopiert keine Daten auf die Server eines Dienstleisters.
  • Die AnNoText OnlineAkte bietet zudem die Möglichkeit der Akquisition von Mandanten direkt über Ihre Webseite; bei Bestandsmandaten auch den Upload von Dokumenten oder weitere Mandatsbeauftragung in strukturierter Form durch den Mandanten selbst.
  • Sie entscheiden, ob Sie die OnlineAkte auf Ihrem Kanzleiserver hosten oder diesen Service von uns erhalten möchten.
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„Jeder neue Mandant bekommt von uns den Zugang zu seiner OnlineAkte und kann sich dort über den Fortgang seiner Sache selbst informieren. Dadurch haben wir 30% weniger Anrufe am Tag, in denen es um Dinge geht, die nicht einer persönlichen Rücksprache bedürfen. Das spart uns Zeit, die wir in den Service stecken können. Die Kommunikationsmöglichkeiten der OnlineAkte schafft bei den Mandanten Vertrauen; das ist ein Grund, warum wir oft weiterempfohlen werden.“

Henrik Momberger, Rechtsanwalt

Mandantenkommunikation up to date
AnNoText OnlineAkte

Begeistern und binden Sie Ihre Mandanten mit einem zukunftsweisenden Medium.

  • Mandanten erleben Ihre Kanzlei als serviceorientiert, innovativ und fühlen sich besser betreut – ohne dass dadurch mehr Arbeit anfällt.
  • Mandanten können Dokumente auf sicherem Wege mit Ihnen austauschen - ein Qualitätsmerkmal.
  • Sortierung aller Schreiben systematisch nach Akten hilft die Übersicht zu behalten.
  • 24x7 über das Internet zugänglich.
  • Nutzung über Desktop-PC, von unterwegs per Tablet oder Smartphone möglich.
  • Ihre Mandanten müssen keine Drittanbieter-Software installieren.
  • Mandanten verfolgen jederzeit den Status der Bearbeitung Ihres Mandates, auch über die Kanzleiöffnungszeiten hinaus.
  • Informationen werden Ihren Mandanten in Echtzeit zur Verfügung gestellt.
  • Verschlüsselte Dateiübertragung Ihrer sensiblen Daten.
 

Für Ihre Kanzlei

Um die OnlineAkte bestmöglich zu nutzen, stellen wir Ihnen hilfreiche Anleitungen und Dokumentationen bereit. So können Sie sich bequem über die Einsatzmöglichkeiten der OnlineAkte informieren.


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Informationsbroschüre AnNoText OnlineAkte
Erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten der OnlineAkte und ihre Vorteile für die Kommunikation mit Mandanten.

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Anleitung zur Integration in Ihre Website
Bei Bedarf: In dieser kompakten Anleitung geben wir Ihnen Hilfestellung, wie Sie die Verlinkung der OnlineAkte mit Ihrer Website herstellen können.

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Installationsanleitung zur OnlineAkte
Installieren Sie die OnlineAkte im Handumdrehen mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

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Benutzerhandbuch zur OnlineAkte
Sehen Sie im Benutzerhandbuch nach, wenn Ihnen Funktionen der OnlineAkte im Zusammenspiel mit AnNoText nicht geläufig sind.

 

Für Ihre Mandanten

Diese Materialien können Sie, ergänzt um Ihr Logo und Ihre Firmendaten, gerne an Ihre Mandanten weitergeben oder diese in Ihre Website einbinden.


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Informationsflyer für Ihre Mandanten
Dieser Flyer im editierbaren Microsoft Word-Format stellt die Vorteile der OnlineAkte für Ihre Mandanten dar. Drucken Sie diesen aus oder integrieren Sie ihn in Ihre Website.

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Anleitung für Mandanten
Erste Schritte mit der OnlineAkte. Diese Dokumentation bietet Ihren Mandanten eine nachvollziehbare Anleitung zu den Funktionen.

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Anleitungsvideo zur OnlineAkte
Für Ihre Mandanten haben wir ein eigenes Video produziert, das Sie in Ihre Website integrieren können. Alternativ können Sie zum AnNoText-YouTube-Kanal verlinken.

Die AnNoText OnlineAkte ist Bestandteil der AnNoText Version 2018. Für die Nutzung der AnNoText OnlineAkte müssen lediglich drei Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Sie nutzen die AnNoText Version 2018,
  • ein Hostingservice (auf eigenen Servern oder über uns) ist verfügbar und Sie haben
  • die OnlineAkte einmalig im AnNoText-Admin eingerichtet.

So prüfen Sie, ob Sie bereits die AnNoText Version 2018 nutzen
Sie erkennen Ihre derzeitige AnNoText-Version über das Hilfe-Menü, indem Sie in der Menüleiste ganz links auf „Datei“ > „Hilfe“ klicken. Wenn die Build-Nr. mit "018.xxx.yyyy" beginnt, nutzen Sie die neueste AnNoText-Version. Prüfen Sie zudem unter "Lizenzinfo", ob die "Anzahl OnlineAkte" nicht "0" (Null) ist.

Falls Sie noch nicht mit der AnNoText Version 2018 arbeiten, können Sie diese ganz bequem über den Online-Updater aktualisieren. Dabei sind unsere Updates kumulativ, so dass Sie jedes jüngste Update installieren können und vorherige Updates automatisch mit installiert werden. Lautet die Lizenzinformation für die OnlineAkte "0", nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.


Informationen zum Hosting der OnlineAkte
Für die OnlineAkte können Sie wählen, ob Sie das Hosting der OnlineAkte selbst auf eigenen Kanzleiservern übernehmen oder als Service über uns erhalten möchten, wofür eine geringe monatliche Hostingebühr berechnen.

Hosting über AnNoText AnNoNet
Für die über uns gehostete OnlineAkte bieten wir eine kostenfreie Installationsunterstützung mit einem persönlichen Einrichtungsservice an. Zur besseren Planung dieses Termins bitten wir Sie, uns bereits einen Terminvorschlag für die Einrichtung per Faxformular mitzuteilen. Unserer Erfahrung nach dauert die vollständige Einrichtung durchschnittl. 20 Minuten.

Idealerweise wissen Sie zum Einrichtungstermin,
  • auf welchem Server die AnNoText-Dienste installiert sind und können sich dort als Admin anmelden.
  • wie die OnlineAkte Ihrer Kanzlei heißen soll. Anmerkung: Der Zusatz xxx.oa.annotext.de bleibt bestehen und Ihr gewählter Name darf keine Sonderzeichen, Unter- oder Bindestriche enthalten.
  • wie der Server für Ihre E-Mail-Kommunikation (Exchange- / SMTP-Server) lautet und welcher Nutzer E-Mails versenden darf, um diese in der AnNoText-Administration einzutragen.
Bei Fragen konsultieren Sie gerne vorab Ihren IT-Betreuer oder ziehen Sie ihn zur Einrichtung hinzu.

Hosting auf eigenen Servern
Kanzleien, die das Hosting in ihrer eigenen IT-Umgebung realisieren möchten, bieten wir gerne optionale Hilfestellung im Rahmen des Consultings an. Nehmen Sie hierfür bitte mit uns Kontakt auf.