Modernes Dokumentenmanagement
AnNoText Software wird kontinuierlich weiterentwickelt. Bereits seit Juli 2010 steht unseren Kunden im Rahmen des Softwarewartungsvertrages das vollkommen überarbeitete und im eigenen Hause entwickelte Dokumentenmanagement zur Verfügung. Dieser Programmteil wurde vollständig auf Basis der Microsoft VSTO.NET entwickelt und mit optional aktivierbaren Funktionen erweitert, die sonst nur aus amerikanischen Dokumentenmanagement-Systemen bekannt sind. Damit werden die Möglichkeiten der modernen Microsoft Office Versionen noch besser ausgeschöpft und das bei wesentlich reduzierter Störanfälligkeit für den Endanwender. So unterstützt das System weit über 250 verschiedene Dokumentenformate in der integrierten Preview-Ansicht und speichert diese vollständig im Microsoft SQL Server ab. Gerne demonstriert Ihnen unser Vertriebsteam diese am deutschen Markt einzigartige Lösung eines integrierten Dokumentenmanagements für Rechtsanwälte
und Notare. Vergleichen Sie selbst, ob Ihre derzeit eingesetzte Software-Lösung diese folgenden wichtigen Merkmale aufweist:
- Sicheres Speichern von Dokumenten im SQL-Server, keine Benutzer bezogenen Unterordner ohne Zugriffsschutz im Netzwerk.
- Unterstützung für die Microsoft Office Versionen 2003/2007/2010.
- Direkte Schnittstelle für die Microsoft Office Programme Word, Excel, Powerpoint und Outlook.
- Dokumentenerstellung wahlweise in AnNoText oder direkt in Microsoft Word Versionen 2003/2007/2010.
- Automatische Fax- und PDF-Konvertierung mit Briefkopfwechsel.
- Erweiterte Versionierung:
a. Jede Dokumentenveränderung kann einen Kommentar enthalten.
b. Dokumente können in Haupt- und Unternummern-Versionierung unterteilt werden. - Neues Berechtigungsmanagement mit der Möglichkeit, Zugriffsrechte bis auf die Ebene des einzelnen Dokuments zu vergeben.
- Kopieren und Verschieben von Dokumenten zwischen verschiedenen Akten möglich.
- Gleichzeitiges Öffnen und Bearbeiten von beliebig vielen Dokumenten aus verschiedenen Akten.
- Dokumentenvergleich mittels der Microsoft Word Standardfunktion oder optional über die Workshare Professional Schnittstelle.
- Integration der qualifizierten, digitalen Signatur inkl. Unterschriftverwaltung im Dokumentenerstellungsprozess.
- Anbindung an die AnNoText eAkte — der sicheren virtuellen Akte im Internet, eine Schnittstelle zur WebAkte entfällt. Diese neue Lösung verursacht keine weiteren laufenden Kosten und ermöglicht die eindeutige Zuordnung zu einem Ansprechpartner.
- Eindeutige Verwaltung von Dokumentennummern (auch für eingehende Dokumente per E-Mail, Scanner und Fax).
- Speicherung von Dokumenten wahlweise auch ohne Akten bzw. Adressatenbezug.
- Stapelimport von existierenden Dokumenten über den Windows Explorer.
- Volltextsuche über alle Dokumente (auch eingescannte Dokumente, E-Mails, etc.) in Kombination mit gespeicherten Informationen zur Akte/ zum Adressaten.
- Eigene, kanzleiweite Texthandbuchverwaltung in Microsoft Office 2007/2010.
- Bearbeitung von Dokumenten offline — flexibel von unterwegs oder zuhause.
- Optional möglich: das ausschließlich logische Löschen von Dokumenten: Nur ein Administrator kann in diesem Fall Dokumente endgültig löschen.
- Vereinfachte Übersicht der Dokumente in der Historie einer Akte.
- Frei definierte Arbeitsbereiche für den Anwender, um parallel bearbeitete Dokumente immer im Blick zu haben.
- Vollständige Speicherung von E-Mails mit optionaler Anlagenextraktion.
- Nahtlose Integration des Dokumentenmanagements, keine Programme Dritter (wie z.B. ELO Akte) notwendig.
